Utilisez un master document pour organiser vos demandes de bourses !

Les demandes de subvention sont un élément essentiel de l’obtention d’un financement pour tout projet ou recherche. Cependant, le processus de rédaction de plusieurs demandes de subvention peut être long et éreintant. Une façon de rendre ce processus plus efficace est d’utiliser un master document ou document maître à partir duquel vous pouvez dériver chaque demande spécifique. Nous allons discuter du type de document à utiliser, du système de contrôle de version à mettre en place et de la manière d’utiliser efficacement un document maître pour rédiger plusieurs demandes de subvention.

Tout d’abord, il est important de choisir le bon type de document à utiliser comme document maître. Un logiciel de traitement de texte tel que Microsoft Word ou Google Docs est une excellente option car il vous permet de copier et de coller facilement des informations d’une application à l’autre, tout en fournissant une plateforme de contrôle de version.

Le contrôle de version :

Il est important de mettre en place un système de contrôle de version pour garder la trace des modifications apportées à votre document principal. Un système de contrôle de version tel que Git ou SVN vous permet de voir facilement les modifications apportées à votre document au fil du temps, et il permet également à plusieurs personnes de travailler sur le document simultanément. Cela est particulièrement utile si vous travaillez avec une équipe sur plusieurs demandes de subvention. Cela vous permet aussi de faire du contrôle de version sur un dossier et sur chaque document qu’il contient. C’est utile car, en général, votre document maitre s’appuie sur des documents annexes (figures, listes de bibliographie, classeur Excel pour le budget prévisionnel…).

Cela permet aussi de ne pas multiplier les versions d’un document qui circulent dans votre équipe et donc d’éviter les incompréhensions ou versions concurrentes au sein d’une équipe.

Comment structurer votre document maitre ?

Lorsque vous créez votre document maître, il est important d’inclure toutes les informations communes à toutes les demandes de subvention. Il peut s’agir d’éléments tels que votre proposition de recherche, votre budget et votre CV. En incluant ces informations dans le document principal, vous pouvez facilement les copier et les coller dans chaque demande de subvention spécifique, ce qui vous permet d’économiser du temps et des efforts. Avec un peu d’expérience vous verrez que certaines bourses demandent un abstract et d’autres non, que certaines demandent de différencier les connaissances sur le domaine et la question de recherche à laquelle vous voulez répondre alors que d’autres combinent ces deux éléments. Construisez votre document petit à petit pour indiquer quelles parties combiner en gardant en tête qu’il faut éviter des copies de sections dans votre document maitre : vous risquez d’en affiner une et pas l’autre et de copier une section moins travailler dans une soumission de bourse = travail perdu et chances en moins d’être financé.

Il est également judicieux d’inclure une section dans votre document maître pour les notes et les commentaires. Cela vous permet de suivre facilement les modifications ou révisions à apporter au document et de vous référer rapidement aux informations importantes.

Comment l’utiliser ?

Lorsque le moment est venu de rédiger une demande de subvention spécifique, vous pouvez utiliser votre document maître comme point de départ. Cela vous permet de copier et de coller facilement les informations communes de votre document maître dans la demande spécifique, tout en effectuant les révisions ou les mises à jour nécessaires.

En résumé, l’utilisation d’un document maître est un moyen efficace de rationaliser le processus de rédaction de plusieurs demandes de subvention. En choisissant le bon type de document et en mettant en place un système de contrôle de version, vous pouvez facilement suivre les modifications apportées au document et vous référer rapidement aux informations importantes. Avec un document maître, vous pouvez économiser du temps et des efforts tout en vous assurant que chaque demande de subvention est de la plus haute qualité.